Cách để giao tiếp với những khách hàng khó tính nhất

Kể cả khi bạn đã dần quen với khách hàng, nhưng trước khi bạn chưa nhìn thấy được kết quả tốt làm cho cả hai bên hài lòng, bạn không nên làm những chuyện khiến người khác thấy buồn cười vì như vậy sẽ làm xấu đi hình ảnh chuyên nghiệp của bạn.
customer-service-communication1-750x313
Khi học xong ra trường, bạn bắt đầu công việc tự mình kiếm sống và không còn phụ thuộc vào gia đình nữa. Chắc chắn rằng khi làm bất kể công việc gì bạn đều gặp những khách hàng vô cùng khó tính. Cách cư xử của các khách hàng khó tính thường làm bạn lúng túng, ảnh hưởng đến lòng tự trọng của bạn và trong khi không làm chủ được lý trí bạn có thể làm mất mối quan hệ với những khách hàng tiềm năng. Để không bị rơi vào tình trạng dở khóc dở cười đó bạn nên tham khảo những ý kiến sau đây:

Luôn thừa nhận những điều khách hàng nói là đúng

Điều chủ yếu nhất là luôn thừa nhận những gì khách hàng nói là đúng. Bằng cách ấy, sẽ giảm bớt sự đối đầu và căng thẳng trong mọi tình huống tiếp xúc với khách hàng.

Tôn trọng khách hàng

Thật khó khăn để tôn trọng người đang lớn tiếng với bạn hoặc sỉ nhục bạn, nhưng đó là điều quan trọng mà bạn phải làm. Vì vậy đừng chỉ trích hoặc đối phó lại một cách tiêu cực nhằm vào họ. Tôn trọng họ vì họ là một người từng trải hơn bạn, đem lại lợi ích cho công việc của bạn.

Lắng nghe khách hàng

Hãy để khách hàng nói ra hết những tâm sự của họ. Đó cũng là điều chủ yếu để cuộc giao tiếp không bị gián đoạn. Nếu những tâm sự đó được bạn đồng cảm thì khách hàng sẽ giảm đi những căng thẳng và bình tĩnh hơn. Bằng cách lắng nghe những gì khách hàng nói, nó làm cho những tức giận và sự xúc động sẽ giảm đi trong họ. Chăm chú lắng nghe và sử dụng ngôn ngữ cử chỉ thay cho lời nói để đáp lại những thông tin có liên quan đến vấn đề của họ.

coworkers-talking-620jt112112

Thể hiện sự am hiểu và đồng cảm

Tỏ ra thấu hiểu những gì khách hàng nói và thể hiện sự đồng cảm với họ, làm sao để họ được chia sẻ và vui vẻ. Bạn không cần phải chấp nhận những gì họ nói là đúng và những gì bạn nói là tất cả đều sai, bạn chỉ cần hiểu. Vì sao, vì họ cần trút đi sự khó chịu, bực bội trong họ, họ cần có người lắng nghe và chia sẻ.

Đừng đổ lỗi cho khách hàng

Khi khách hàng đã nói với bạn về những suy nghĩ của họ thì đừng nên chỉ trích hay đổ lỗi họ bởi bạn sẽ không giải quyết được tình huống khó khăn lúc ấy.

Không bao giờ được tức giận hay bối rối

Nếu khách hàng bắt đầu to tiếng hoặc thậm chí chửi thề, bạn hãy hít một hơi thật sâu và tiếp tục trình bày như thể bạn không nghe thấy chúng. Đáp trả những lời nói này dù bằng một cách nhã nhặn cũng không giải quyết được vấn đề và nó thường khiến tình huống trở nên xấu đi. Thay vào đó, bạn nên nhấn mạnh cho khách hàng hiểu rằng bạn đang cố gắng giúp họ giải quyết vấn đề. Điều này sẽ giúp bạn xoa dịu tình hình căng thẳng giữa hai bên.

Hãy làm sáng tỏ mọi vấn đề

Luôn luôn giải quyết tốt mọi vấn đề xảy ra với khách hàng mà bạn có thể. Hãy nói với khách hàng những gì bạn đang làm và làm sao để chắc chắn họ sẽ vui với cách giải quyết ấy. Cũng như, đừng để khách hàng cảm thấy một buổi tiếp xúc tồi tệ và sự tức giận của bạn.

Một ý tưởng hay sẽ cung cấp cho khách hàng lời giải đáp và tiến xa hơn nữa nó cũng giống như một món quà tặng họ. Bằng cách ấy, nó không chỉ giúp giải quyết tốt mọi vấn đề với khách hàng mà còn lôi cuốn họ cho những lần hẹn sau.

Nói lời cảm ơn

Một vài ngày sau cuộc gặp gỡ với khách hàng, hãy gởi một bức thư tín hay gọi điện nói lời cảm ơn họ, để họ chắc chắn được hài lòng bằng sự chân thành của bạn. Luôn điềm tĩnh và mềm dẻo trong mọi tình huống tiếp xúc với khách hàng, sẽ là cách tốt đễ giữ được khách hàng và duy trì mối quan hệ làm ăn với họ.

Nên chú ý tránh những sai lầm:

Hài hước

Kể cả khi bạn đã dần quen với khách hàng, nhưng trước khi bạn chưa nhìn thấy được kết quả tốt làm cho cả hai bên hài lòng, bạn không nên làm những chuyện khiến người khác thấy buồn cười vì như vậy sẽ làm xấu đi hình ảnh chuyên nghiệp của bạn.

Bệnh tưởng nhầm ‘’ai cũng đều biết”

Có những sự việc đối với bạn có thể là thưởng thức, nhưng không phải ai cũng giống bạn. Có một vị khách hàng đến một cửa hàng bán lẻ muốn trả lại chiếc máy nhắn tin vì nó không hoạt động bình thường. Nhưng khi nhân viên kiểm tra lại máy, phát hiện thấy máy vẫn hoạt động tốt. Thì ra là khách hàng biết bật máy và đọc thông tin rồi, nhưng không biết rằng nếu không có người gửi tin nhắn tới, máy sẽ không hiện ra bất cứ thông tin nào.

Nói quá lời

Nhân viên phục vụ phải tránh việc nói quá lời vì nếu bạn nói liên tục thì chuyện gì sẽ xảy ra? Khách hàng bắt đầu hỏi rất nhiều vấn đề, thậm chí hỏi cả những vấn đề mà ngay cả bạn cũng không thể giải thích được nữa, bạn sẽ bị cho rằng là không thông thạo. Nên chú ý một điều là lúc người khác lắng nghe bạn nói thì tiếp theo đó họ sẽ hỏi lại bạn.

Cùng Danh Mục:

Nội Dung Khác

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *